ALMADOC - система электронного документооборота и электронного архива

Материал из IT KZ Association
Перейти к: навигация, поиск

ALMADOC - система электронного документооборота и электронного архива

 Особенности документооборота ALMADOC

  • Автоматизация работы канцелярии;
  • Автоматизация обработки заявок поступающих в call-center;
  • Автоматизация документооборота (входящий, исходящий, внутренний);
  • Регистрация и принятие решений по входящей и исходящей корреспонденции;
  • Автоматизация внутренней переписки;
  • Автоматизация различных процессов согласования (например договора, закупки, бюджеты, служебные записки, протокола, политики, регламенты и т.д.);
  • Мобильный и почтовый клиент;
  • Разграничение прав доступа.

 

Выгоды и результаты

  • Увеличение скорости согласования на 50% (исходя из опыта аналогичных проектов)
  • Исполнение поручений в срок, в том числе за счет повышения контроля
  • Повышение эффективности работы сотрудников
  • Снижение рисков в работе с документами
  • Обеспечение оперативного обмена информацией и стабильной коммуникации
  • Повышение контроля исполнения поручений
  • Круглосуточный доступ к документообороту с мобильных устройств при выезде и в командировках.

 

Регистрация

  • Регистрация входящего и исходящего письма (заполнение карточки).
  • Регистрация писем из общего почтового ящика путем интеграции данных автоматически в систему.
  • Обработка заявок поступающих в call-center.
  • Присвоение документам номеров.
  • Прикрепление документа с компьютера, с хранилища самой системы.
  • Сканирование документа.
  • Назначение ответственного лица (отправка документа на рассмотрение/исполнение).

 

Резолюции

  • Автоматическое создание работы для ответственного лица.
  • Создание и наложение резолюции к документу.
  • Перепоручение работы по документу.
  • Контроль работы перепорученному исполнителю.
  • Последовательное и параллельное согласование.

 

Исполнение

Система позволяет исполнителю:

  • Создавать ответные письма по входящим документам при помощи стандартных инструментов; редактирования без перехода в офисный редактор;
  • Создавать документы (служебные записки, приказы, заявки, договора);
  • Прикреплять использованные материалы, рабочие файлы, а также результаты проделанной работы;
  • Отправлять готовый документ со всеми вложениями руководству на согласование и/или утверждение;
  • Хранение каждой версии документа (версионность сохраняется);
  • Контролировать и оценка исполнения документа с помощью указания процента выполненной работы;
  • Онлайн чат непосредственно с исполнителями документа.

 

Согласование и утверждение

Система позволяет руководителю:

  • Рассылать поручения в системе;
  • Видеть исполнение поручений;
  • Утвердить документ или отправить его на доработку;
  • Просматривать историю документа;
  • Рассматривать  документы и формировать резолюции.

 

Электронная почта

  • Полная взаимосвязь почтового клиента с документооборотом позволяет направлять; полученные на электронную почту письма в работу и обратно, даже если во второй организации нет системы электронного документооборота.

 

Мобильный  клиент

  • Доступ к документам через мобильную версию системы позволит получать информацию;организации без постоянных звонков и ожиданий передачи данных от коллег.
  • Возможность использовать свое мобильное устройство для отслеживания ситуации по исполнению письма, чтения комментариев и просмотра прикрепленных результатов работ.