ALMABOARD - автоматизация коллегиальных органов

Материал из IT KZ Association
Перейти к: навигация, поиск

ALMABOARD автоматизирует следующие коллегиальные органы:

  • Заседания совета директоров
  • Заседания правления
  • Заседания комитетов
  • Наблюдательные советы

ALMABOARD имеет следующие выгоды:

Увеличение эффективности в работе коллегиальных органов:

  • сокращение времени на подготовку протоколов заседаний на 50-70%;
  • сокращение времени на согласование материалов в несколько раз;
  • ускорение исполнения протокольных поручений на 30-50%, в том числе за счет автоматического контроля.

Внедрение и поддержание высоких стандартов работы коллегиальных органов любого уровня:

  • стандарт сопровождения заседаний;
  • стандарт проведения заседаний;
  • стандарт оформления документов.

Доступ к ALMABOARD с любой точки мира за счет использования мобильных устройств (планшетов, смартфонов) наравне с персональными компьютерами.

  • Удаленное участие в заседании коллегиального органа.
  • Подписание документов электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
  • Консолидация информации по всем коллегиальным органам организации в единой системе, позволяющая одновременно обслуживать работу всех коллегиальных органов.
  • Исключение рисков потери информации – сохранение материалов и истории заседаний, а также их поиск.
  • Переход на безбумажную технологию проведения заседаний.
  • Сокращение расходов на бумагу, расходные материалы к периферийным устройствам (копировальная и печатная техника).

Модуль «Планирование»

  • Интеграция с ActiveDirectory для автоматической загрузки информации о сотрудниках.
  • Ведение структуры компании (сотрудники, департаменты).
  • Создание рабочих групп и комитетов.
  • Возможность выбора участников заседания из списка.
  • Отображение графиков работ сотрудников и их занятости.
  • Создание встреч  (название, список вопросов, документы, участники).
  • Сортировка вопросов по разделам.
  • Согласование повестки встреч.
  • Сбор предложений и идей по темам.
  • Автоматическое оповещение участников (e-mail, SMS, отображение в календаре, прикрепленные материалы)с возможностью задавать частоту уведомлений участникам.

 

Модуль «Проведение»

  • Календарное планирование.
  • Детализация времени обсуждения по интервалам.
  • Прикрепление материалов (презентации, отчеты и т.д.) для рассмотрения, отдельно к каждому вопросу.
  • Таймер обратного отсчета оставшегося времени.
  • Отображение прикрепленных материалов.
  • Видео и аудио связь с удаленными участниками.
  • Онлайн присутствие в заседаниях.
  • Онлайн голосование.
  • Результаты голосований, в том числе одновременно по нескольким вопросам, а также возможность анонимного голосования.
  • Онлайн переписка для обсуждения.
  • Онлайн просмотр документов и файлов мультимедиа.
  • Информационная панель для «читателей» вне помещения по статусу заседания.

Модуль «Результаты»

  • Формирование протокола встреч.
  • Различные отчеты (кол-во рассмотренных вопросов, решенных, открытых; в разрезе месяца, квартала; в разрезе подразделений, комитетов и т.д.).
  • Последовательное и параллельное согласование протоколов и документов.
  • Подписание участниками протоколов и документов с помощью ЭЦП.
  • Назначение ответственных лиц по исполнению протокольных решений.
  • Автоматическая выписка из протокола для исполнителей с уведомлением на почту.
  • Наложение резолюций.
  • Контроль и оценка исполнения протокольного решения, с прикреплением задач.
  • Статусы по исполнению. Общий статус/выписка по срокам и исполнителям по каждому решению:сколько задач просрочено, исполнено, в процессе и т.д.
  • Сохранение истории заседаний и обсуждений.

 

Различные возможности

  • Единое хранилище документов связанных с обсуждением.
  • Полнотекстовый поиск любого документа.
  • Сортировка и поиск протокола и выписки из протокола.
  • Хранение документации в электронном виде с сохранением версионности.
  • Настройка шаблонов документов и их хранение.
  • Разграничение прав доступа к документам.
  • Контроль доступа к системе.
  • Полный аудит действий пользователей.
  • Интеграция с SMS-шлюзом, ActiveDirectory, электронной почтой, с видео и аудио конференц связью, с MSExchange.
  • Защита информации.

 

Конкурентные преимущества ALMABOARD

  • Неограниченное количество лицензий.
  • Мы не ограничиваем Заказчика в количестве пользователей,при этом цена не увеличивается.
  • Быстрая техническая поддержка.
  • Мы оказываем высокий уровень технической поддержки так как находимся в Казахстане и являемся разработчиками Системы.
  • Интеграция с системами Компании. Будет проведена интеграция с системами Компании для максимально эффективной работы Системы.
  • Доработка под специфику Компании. Мы доработаем систему под специфику работы коллегиальных органов Компании.
  • Мобильный доступ. Возможность доступа к Системе с мобильных устройств (с мобильных телефонов и планшетов).