Система электронного документооборота "Корпорация" (ТОО RealSoft)

Материал из IT KZ Association
Перейти к: навигация, поиск

Система электронного документооборота "Корпорация", ТОО RealSoft

Назначение

Система электронного документооборота предназначена для:

  • создания единого информационного пространства, объединяющего территориально распределенные подразделения Компании
  • сокращения времени на обработку документов и принятия решений
  • улучшения контроля исполнительской дисциплины
  • повышения эффективности управления Компанией
  • снижения финансовых затрат
  • исключения утери документов и сокращения числа ошибок при обработке больших потоков документов
  • систематизации и унификации технологии работы с документами

Краткое описание

СЭД автоматизирует следующие виды деятельности:

  • Прием, обработка и передача поступающих документов
  • Подготовка, обработка и отправка исходящих документов
  • Подготовка, обработка и передача внутренних документов
  • Контроль исполнения входящих и внутренних документов
  • Контроль исполнения исходящих документов
  • Работа с Договорами и заявками на закуп
  • Работа с произвольными видами заявок (заявки на транспорт, заявки на оплату и др.)
  • Автоматизация работы с Протоколами совещаний, контроль поручений по совещаниям
  • Автоматизация работы с Планами организации
  • Автоматизация процессов управления командировками и отпусками (согласование заявки, ресгитрация приказа, контроль исполнения)
  • Ведение библиотек рабочих документов подразделений
  • Ведение электронного архива 
  • Создание эффективной системы учета и архивного поиска документов
  • Контроль исполнительской дисциплины и подготовка отчетов 
  • Защита от несанкционированного доступа к операциям и базе данных электронных документов
  • Обеспечение целостности базы данных электронных документов
  • Регистрации и обработки жалоб и обращений
  • Работа с Нормативными и Распорядительными документами

Основные функциональные особенности СЭД "Корпорация":

  1. Интерфейс нового поколения, с продуманным расположением полей и кнопок. Гибкая настройка внешнего вида документов и модулей (В настройках можно скрыть неиспользуемые поля и представления, указать обязательные поля для заполнения). Основные формы имеют отличительные особенности, которые сразу позволят однозначно определить тип документа, с которым работает пользователь. Обширный набор представлений упрощает навигацию и поиск документов. Группировка различных действий по функциональным назначениям
  2. Наличие полнофункционального web интерфейса, позволяющего просматривать, редактировать и работать с документами через интернет из любой точки мира используя только браузер
  3. Возможность работать с системой используя различные мобильные устройства, такие как планшетные компьютеры (iPad, GalaxyTab и др.), смартфоны (iPhone, HTC, Nokia и др.) через web интерфейс
  4. Поддержка неограниченного количества языков интерфейса системы (включая иероглифы). Причем добавление нового языка выполняется без программирования или внесения изменений в систему разработчиком. Заказчик может выполнять корректировать названия полей и других элементов дизайна собственноручно 
  5. Каждому пользователю приходят уведомления на том языке, который использует пользователь
  6. Возможность одновременного использования нескольких комплектов системы на одном сервере.
  7. Своевременный выход патчей и обновлений системы.
  8. Гибкая настройка системы - используется огромный список настроек, постоянно дополняемый в ходе эксплуатации. При добавлении нового функционала для одного заказчика - возможно включение выполненной доработки и для другого заказчика. То есть, система накапливает опыт других компаний. Большой выбор настроек позволяет включить и выключить множество функций
  9. Создание документов по заранее подготовленным шаблонам
  10. Возможность объединения документов в проект (например, группа служебных записок или входящих документов в рамках одного проекта будет отображаться в одном месте)
  11. Гибкая система построения отчетов по любым критериям и любым документам системы, с возможностью экспорта отчетов по заранее подготовленным шаблонам в форматы MS Word и MS Excel.
  12. Реализованы сложные механизмы параллельного, последовательного и смешанного согласования документов, а также согласования  по маршруту, с учетом выходных дней, праздников, переносов рабочих дней, времени на обед.  Доступно указание сроков согласования с последующим уведомлением исполнителей. При этом возможно настроить максимальное время нахождения документа у каждого пользователя. Возможно одновременное выполнение нескольких этапов одного маршрута
  13. Возможность задания формата для составных регистрационных номеров документов без программирования заказчиком собственноручно.
  14. Возможность постановки документа на контроль по пунктам.
  15. Возможность  постановки документов на периодический контроль.
  16. Возможность гибкой настройки уведомлений по основным событиям системы.
  17. В системе разработан и реализован механизм подписания документов Электронной цифровой подписью.
  18. Состав документов и полей разработан и эксплуатируется в Казахстане в рамках ЕСЭДО (единая система электронного документооборота). Система обеспечивает полную совместимость и работоспособность с ЕСЭДО
  19. Система обеспечивает возможность обмена документами через Центр Обмена Документов АО «Фонд национального благосостояния «Самрук-Қазына»
  20. Возможность интеграции с другими системами, используя почтовую системы в качестве транспортной среды
  21. Возможность интеграции с другими компаниями, использующими аналогичный СЭД , посредством репликации 
  22. Возможность интеграции с любой другой системой после согласования требований к интеграции
  23. Гибкая настройка архивирования документов, с возможностью вести архивацию неиспользуемых документов постепенно, в течении всего времени или архивировать данные системы по истечению года.
  24. Улучшенные механизмы поиска документов (возможность поиска по вложенным файлам и др.)
  25. Обеспечение полной информационной безопасности документов СЭД
  26. Возможность выполнения тиражирования СЭД на серверах всех филиалов и удаленных структурных подразделениях заказчика.
  27. СЭД имеет модульную структуру, что позволяет добавлять новые функциональные возможности путем добавления новых модулей, что позволяет избежать внесения изменений в отработанные механизмы системы, сохранить ее структуру и повысить ее надежность.
  28. Гибкое разграничение доступа различным категориям пользователей к различным документам и различным функциям системы.
  29. Возможность создания документов по заранее подготовленным шаблонам
  30. Возможность создания неограниченного количества различных типов документов с гибкой настройкой функционала. Возможность использования отдельных или общих счетчиков регистрационных номеров для каждого типа документа в отдельности. Возможность подключать к типу дополнительные специализированные наборы полей
  31. Поддержка многоэтапного согласования с возможностью запуска нескольких этапов как одновременно, так и последовательно друг за другом. Гибкая настройка последовательности запуска этапов и их конфигурации. 
  32. Улучшенные механизмы по сканированию бумажных документов и помещению их в архив
  33. Реализован гибкий механизм замещения  сотрудников системы, с возможностью переадресации и дополнительной настройки уведомлений по документам и событиям  замещаемого сотрудника замещающему.
  34. Возможность добавления дополнительных систем (например, СМК, Единая Платежная Система, Система Ведения Договоров, Электронный Архив, Протокольные решения, Материалы к совещанию и др.). Расширяемость системы.
  35. Накапливаемая база знаний. Доработки и исправления, осуществляемые для других клиентов доступны в обновлениях
  36. Система логирования действий пользователей настраивается очень гибко. Например, возможно отследить сколько раз пользователь просматривал документ, какие изменения вносил и т.д. 
  37. Поддержка репликации, кластеризации серверов для более эффективного распределения нагрузки серверов и возможности построения инфраструктуры с поддержкой филиалов
  38. Относительно недорогая доработка системы, благодаря платформе Lotus Notes/Domino
  39. Наличие круглосуточной тех поддержки HelpDesk
  40. Преимущества платформы IBM (почтовая система, календарь, sametime, traveler и др)



Среда функционирования и использованные  инструменты

СЭД «Корпорация» и другие программные комплексы ТОО RealSoft разработаны и функционирует в среде IBM Lotus Notes/Domino, которая зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире.

Платформа IBM Domino, на базе которой построены программные комплексы ТОО RealSoft, зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире:

  • Инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: IBM Domino в базовой версии уже содержит в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия
  • Безопасность: Высочайший уровень безопасности и защиты данных, за счет использования шифрования данных и электронной цифровой подписи, с возможностью использования ключа длиной 2048 бит. Контроль действий пользователей в системе, отслеживание попыток несанкционированных действий в системе.
  • Интегрирующее программное обеспечение: возможность интеграции практически со всеми источниками информации – реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), среды Internet , web сервисов и т.д.
  • Надежность: высокая степень доступности за счет встроенных механизмов обеспечения надежности, легкость резервного копирования и восстановления после падений.
  • Гибкость: возможность работы во всех распространённых операционных системах. Кроме того, в комплекте с IBM Notes поставляется бесплатный офисный пакет IBM Symphony, являющийся почти полным аналогом пакета Microsoft Office.
  • Простота и удобство администрирования: Многие основные административные операции автоматизированы. Администрирование доступно и через web интерфейс.

Уровень казахстанского содержания

100%


Где внедрено

  • АО "Казахтелеком"
  • АО "АЛТЕЛ"
  • АО "KEGOC"
  • АО "Единый Накопительный Пенсионный Фонд"
  • АО "BankRBK"
  • AB Restaurants
  • АО "Казтелерадио"
  • Казахстанско-Британский технический университет
  • Аппарат Акима Алматинской области
  • Аппарат Акима г. Астаны
  • Аппарат Акима Павлодарской области
  • Аппарат Акима Северо-Казахстанской области
  • Аппарат Акима Актюбинской области
  • АО Казтрансоил
  • АО НК СПК "Астана"
  • Национальный центр экспертизы и сертификации
  • ТОО Атлынтау Кокшетау
  • АО ФНБ "Самрук-Казына"
  • ТОО "Kazakhstan Petrochemical Industries Inc."
  • ТОО "КурылысЭкспертПроект"
  • АО "КазМунайГаз"
  • АО "Торговый дом КазМунайГаз"
  • АО "Разведка Добыча КазМунайГаз"
  • ТОО "Казахстанский институт Нефти и Газа"
  • АО "Нурсат"
  • АО "Казахстан Темир Жолы"
  • АО "Астана-Финанс"
  • АО "КазРосГаз"
  • ТОО "Казахстанско-китайский трубопровод"
  • Представительства TH KMG Middle East Representative Office
  • ТОО «R.I.T»
  • Департамент архитектуры и градостроительства г. Астаны
  • Городская архитектура г. Астаны
  • ТОО «Меркурий»
  • АО «Семсер»
  • "Бузачи Оперейтинг" Лтд

Год создания

2005 год


Способ поставки:

Внедрение системы осуществляется в несколько этапов:

1. Сбор и анализ данных Заказчика (требования, существующие схемы документооборота и бизнес-процессы и т.д.)

2. Развертывание СЭД и ее адаптация под бизнес-процессы и требования Заказчика

3. Обучение пользователей и ввод в опытную эксплуатацию

4. Внесение корректировок и подгонка по результатам опытной эксплуатации

5. Ввод в промышленную эксплуатацию

6. Гарантийное техническое сопровождение


Разработчик

ТОО "RealSoft"


Зарубежные аналоги

СЭД Companymedia