Система управления качеством (ТОО RealSoft)

Материал из IT KZ Association
Перейти к: навигация, поиск

Система менеджмента качеством (СМК), ТОО RealSoft

Назначение

Система Менеджмента Качества предназначена для облегчения работы, связанной с организацией процесса контроля качества в компании.

Краткое описание

Система Менеджмента Качества (далее СМК) предназначена для облегчения работы, связанной с организацией процесса контроля качества в компании. Требования к системе были разработаны на анализе организации процессов СМК и учёта документов СМК предприятий различного масштаба.

СМК реализована как набор приложений Lotus Domino/Notes, далее называемых модулями. СМК является дополнением к системе электронного документооборота (СЭД). СМК предполагает назначение пользователям ролей и прав доступа, для разграничения их полномочий.

Модуль «СМК Навигатор» Модуль предназначен для хранения информацию о настройках системы, а так же для более удобной навигации по системе. Настройки включают в себя информацию  о названии и физическом расположении модулей, а так же о настройках форм для ввода данных.

Модуль «СМК Навигатор» предполагает использование 2-ех ролей для пользователей. Пользователь с ролью «Administrator» имеет возможность создавать настройки системы. Настройки системы содержат: 1) пути к модулям системы 2) настройки форм для ввода данных (задает значения по умолчанию для полей форм).

Обычный пользователь имеет роль «Guest»

Для нормального функционирования всех приложений (модулей) системы, пользователю необходимо начинать работу с системой с открытия приложения «ИСМ Навигатор». При первом запуске этого модуля, происходит запись всех необходимых настроек из базы  «ИСМ Навигатор» на локальный компьютер пользователя. В дальнейшем, можно начинать работу с другими модулями системы, непосредственно открывая ссылки на рабочем столе Lotus Notes.

Модуль содержит ссылки на другие модули, что позволяет пользователю открывать их прямо из базы навигатор, а не из рабочей области.


Модуль «СМК Документы»

Модуль предназначен для хранения нормативных документов по менеджменту качества. Модуль содержит средства для создания таких документов, для их систематизации, для отправки документов на ознакомление пользователям. Также имеются средства для создания предложений на внесения изменений в документ. Реализована возможность оповещения пользователей об изменениях, произведенных в нормативных документах. Модуль сохраняет историю работы над документами. Имеется возможность помещать устаревшие документы в архив.

Модуль «СМК Документы» предполагает использование 3-х ролей для пользователя. Пользователь с ролью «Administrator» имеет полный доступ к документам и функционалу модуля. Пользователь с ролью «Auditor» имеет право заполнять базу нормативной документации и вносить изменения в нее. Также он имеет право отправлять ссылку на документ, для ознакомления другим пользователям и отправлять документы в архив. Пользователь с ролью «Guest» может просматривать документы и вносить предложения об изменениях в них.

Процесс работы с модулем следующий:

  • Аудитор заполняет базу нормативной документации. Заполнение базы подразумевает создание необходимого количества нормативных документов. При создании документа, аудитору необходимо заполнить все необходимые поля в соответствующей форме ввода данных. После заполнения формы, аудитор сохраняет документ.
  • Аудитор отправляет ссылку на документ для ознакомления другим пользователям
  • Ссылка приходит пользователю в его персональный почтовый ящик
  • Пользователь открывает документ по этой ссылке. Пользователь может поставить в документе отметку о том, что он ознакомился с этим документом
  • Пользователь может создать предложение о внесении изменений в документ, заполнив соответствующую форму
  • Аудитор изменяет документ.
  • В модуле сохраняется весь ход работы над документом
  • Аудитор может отправить устаревший документ в архив
  • Пользователи и аудиторы могут просматривать список документов в базе нормативной документации в различных видах


Модуль «СМК Аудит»

Модуль предназначен для создания, хранения и согласования документов, относящихся к аудиту. Это следующие документы:

  • Графики проведения аудитов
  • Планы аудита
  • Листы выявленных несоответствий
  • Отчеты по аудиту

График проведения аудита – документ отображающий дату проведения аудита в различных подразделениях компании. Так же он определяет лиц проводящих аудит, для каждого подразделения компании.

План аудита. План аудита назначается на каждое подразделение компании. Этот документ содержит цель аудита, критерии аудита, перечень документов, подлежащих обязательной проверке, а так же метод и процедуру проведения аудита.

Лист выявленного несоответствия отражает существо несоответствия, выявленного в процессе аудита. Лист содержит анализ причин несоответствия, корректирующие меры, ответственный за выполнения корректирующего действия а так же ход исполнения поручения, и контроль выполнения.

Отчет по аудиту содержит заключение по результатам аудита.

Модуль «СМК Аудит» предполагает использование 2-ех ролей для пользователя. Пользователь с ролью «Administrator» имеет полный доступ к документам модуля. Пользователь с ролью «Auditor» имеет возможность создавать, отправлять на ознакомление документы, связанные с аудитом.

Процесс работы с модулем следующий:

  • Аудитор создает документ «График проведения аудитов». Для этого он заполняет соответствующую форму. 
  • График проведения аудитов отправляется аудитором на согласование 
  • Далее, аудитор создает план аудита по соответствующей форме. План аудита создается на отдел, подлежащий аудиту.
  • План аудита так же отправляется на согласование
  • Аудитор проводит аудит, выявляет несоответствия, и создает листы выявленных несоответствий. Лист несоответствия отправляется аудитором начальнику отдела, в котором проводился аудит или менеджеру соответствующего проекта (МП).
  • Начальник отдела (или МП) заполняет необходимые поля, содержащие анализ причин несоответствия, описание необходимых корректирующих мер, фамилию ответственного за устранение и сроки устранения причины несоответствия
  • Начальник отдела отправляет документ по ссылке ответственному за устранение причин несоответствия
  • Ответственный получает документ, производит корректирующие действия, и отражает их в Листе несоответствия, заполняя соответствующие поля формы
  • Документ передается по ссылке аудитору
  • Аудитор заполняет поля, относящиеся к контролю выполнения
  • Если несоответствие устранено, Лист несоответствия считается закрытым
  • Далее, аудитор создает отчет по аудиту по соответствующей форме
  • Отчет отправляется на согласование


Модуль «СМК Проекты»

Модуль предназначен для ведения проектов предприятия, как внутренних так и внешних. Модуль поддерживает создание и работу над такими документами как:

  • Лист анализа проекта - содержит в себе следующую информацию:
  • Данные контракта
  • Соответствие контракта направлению деятельности организации и оценка стоимости контракта
  • Анализ требования потребителя (ТЗ), оценка технической возможности реализации в указанные сроки и необходимые ресурсы
  • Принятые решения (внесение изменений к контракту, предложения к подписания контракта)
  • Возможность согласования листа анализа через отправку закладок
  • Паспорт проекта. В паспорте проекта указываются основные данные по контракту (контрагент, сроки и т.д.), цели, задачи, состав рабочей группы
  • Протокол анализа проекта
  • Протокол технического совета
  • Целевой план качества
  • Акт сдачи проекта в архив


Возможна интеграция модуля с другими системами, в том числе с БД "Реестр зарегистрированных договоров" для хранения информации о текущем состоянии договора и работ, выполненных на текущий период.

Среда функционирования и использованные инструменты

Система разработана и функционирует в среде IBM Lotus Notes/Domino, которая зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире. 

Платформа IBM Domino, на базе которой построены программные комплексы ТОО RealSoft, зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире:

  • Инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: IBM Domino в базовой версии уже содержит в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия
  • Безопасность: Высочайший уровень безопасности и защиты данных, за счет использования шифрования данных и электронной цифровой подписи, с возможностью использования ключа длиной 2048 бит. Контроль действий пользователей в системе, отслеживание попыток несанкционированных действий в системе.
  • Интегрирующее программное обеспечение:возможность интеграции практически со всеми источниками информации – реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), среды Internet , web сервисов и т.д.
  • Надежность:высокая степень доступности за счет встроенных механизмов обеспечения надежности, легкость резервного копирования и восстановления после падений.
  • Гибкость:возможность работы во всех распространённых операционных системах. Кроме того, в комплекте с IBM Notes поставляется бесплатный офисный пакет IBM Symphony, являющийся почти полным аналогом пакета Microsoft Office.
  • Простота и удобство администрирования: Многие основные административные операции автоматизированы. Администрирование доступно и через web интерфейс.

Уровень казахстанского содержания

100%

Где внедрено

  • АО "Казахтелеком"
  • ТОО "RealSoft"
  • Аппарат Акима Алматинской области

Год создания

2005 год

Способ поставки:

Внедрение системы осуществляется в несколько этапов:

1. Сбор и анализ данных Заказчика

2. Развертывание СЭД и ее адаптация под бизнес-процессы и требования Заказчика

3. Обучение пользователей и ввод в опытную эксплуатацию

4. Внесение корректировок и подгонка по результатам опытной эксплуатации

5. Ввод в промышленную эксплуатацию

6. Гарантийное техническое сопровождение 

Разработчик

ТОО "RealSoft"