Система ведения договоров (ТОО RealSoft)

Материал из IT KZ Association
Перейти к: навигация, поиск

Система ведения договоров (СВД), ТОО RealSoft

Назначение

Основное назначение СВД — автоматизация процессов подготовки, регистрации, согласования, контроля исполнения договоров, платежей по договорам, а также автоматизация подготовки и проведения конкурсов.

Система Ведения Договоров позволяет автоматизировать процессы, связанные с использованием традиционного бумажного документооборота и перейти на безбумажные технологии, снизить риски, связанные с работой электронных систем, обеспечивающих информационное взаимодействие сторон, обеспечить защиту прав участников.

Объектом автоматизации является функция подготовки, регистрации, согласования, контроля исполнения договоров, платежей по договорам, а также автоматизация подготовки к проведению конкурса и автоматизация проведения конкурса в целом. 

Использование системы позволяет отследить всю цепочку прохождения договора,  инициации конкурса до заключения договора и его завершения.

СВД реализована на базе технологии IBM Lotus Domino, что обеспечивает открытый характер системы и дает возможность решить следующие стратегические задачи:

  1. автоматизация согласования заявок на закуп, договоров и дополнительных соглашений;
  2. переход от бумажного документооборота к электронному виду;
  3. уменьшение времени согласования заявок на закуп, договоров и дополнительных соглашений;
  4. получение информации по договорам, уменьшение времени на поиск нужных договоров
  5. централизация истории проведения конкурсов

Краткое описание

Система позволяет автоматизировать весь процесс работ по договору. Весь процесс автоматизации можно разделить на следующие стадии

  1. Утверждения необходимости проведения конкурса
  2. Создание заявки на проведение конкурса
  3. Проведение конкурса, согласно выбранному методу закупа (Конкурс, Запрос ценовых предложений, Из одного источника)
  4. Создание, подготовка и согласование проекта договора, проекта приложений к договору и проекта дополнительных соглашений
  5. Регистрация договора и контроль исполнения договора

Кроме этого, система позволяет автоматизировать процессы согласования различных заявок (заявки на закуп и др.)


Интеграция 

Система Ведения договоров взаимодействует с системой электронного документооборота. 

Кроме того, система может быть интегрирована с ERP-системами, такими как MS Dynamics Axapta, MS Dynamics Navision и др.

Сбор отчетов и навигация

Система позволяет просматривать все документы в разрезе по заданному критерию, будь то год или заказчик

Система позволяет отобразить все информацию по всей цепочке в одном месте, например Excel


Состав системы

Система состоит из следующих модулей

  • Структура и ОК – система взаимосвязана с модулем системы электронного документооборота и позволяет вести структуру организации в одном месте.
  • Справочники – модуль содержит текстовые справочники и является связующим звеном между всеми модулями системы. Реализована возможность синхронизации справочников с внешней ERP системой для дальнейшей интеграции
  • Закупки – модуль позволяет регистрировать все процессы, проходящие во время проведения конкурса, начиная  от регистрации приглашенных компаний, заканчивая выявлением победителя по конкурсу. В модуле представлены различные методы закупа и автоматизированы процессы согласования протоколов, используя модуль «Согласование договоров»
  • Согласование договоров – данный модуль позволяет подготовить документ, используя механизм сбора замечаний и согласовать различные типы документов. В случае наличия замечаний в ходе согласования, в системе реализован функционал для работы с разными версиями одного и того же документа. Это позволяет отслеживать все работы в ходе подготовки и согласования документа, с учетом всех замечаний, сделанных в ранних версиях документа. В системе реализован сложный механизм согласования, вплоть до назначения новых согласующих и исполнителей в рамках одного этапа согласования (возможны два этапа – согласование, визирование). 
  • Реестр договоров – модуль, в котором происходит регистрация согласованных документов, таких как -  договор, дополнительное соглашение, приложение к договору. При этом в карточке договора фиксируются изменения, которые были сделаны на основании приложений и дополнительных соглашений. В модуле реализован функционал для интеграции с ERP системами
  • Платежи – модуль позволяет согласовать платежные поручения и акты оплаты, с завязкой с модулем «Реестр договоров», что позволяет вести поэтапный контроль за ходом исполнения договора. То есть, исполнение каждого этапа возможно только после осуществления необходимых финансовых операций (платежи, акты).  
  • Хранилище - данный модуль является хранилищем отсканированных оригиналов документов. 


В каждом документе, начиная от документа конкурса, заканчивая карточкой договора – реализована навигация по документам в рамках текущего бизнес процесса. То есть из карточки договора можно перейти в документ проекта договора и обратно…


Среда функционирования и использованные инструменты

Система разработана и функционирует в среде IBM Lotus Notes/Domino, которая зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире. 

Платформа IBM Domino, на базе которой построены программные комплексы ТОО RealSoft, зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире:

  • Инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: IBM Domino в базовой версии уже содержит в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия
  • Безопасность: Высочайший уровень безопасности и защиты данных, за счет использования шифрования данных и электронной цифровой подписи, с возможностью использования ключа длиной 2048 бит. Контроль действий пользователей в системе, отслеживание попыток несанкционированных действий в системе.
  • Интегрирующее программное обеспечение:возможность интеграции практически со всеми источниками информации – реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), среды Internet , web сервисов и т.д.
  • Надежность:высокая степень доступности за счет встроенных механизмов обеспечения надежности, легкость резервного копирования и восстановления после падений.
  • Гибкость:возможность работы во всех распространённых операционных системах. Кроме того, в комплекте с IBM Notes поставляется бесплатный офисный пакет IBM Symphony, являющийся почти полным аналогом пакета Microsoft Office.
  • Простота и удобство администрирования: Многие основные административные операции автоматизированы. Администрирование доступно и через web интерфейс.

Уровень казахстанского содержания

100%

Где внедрено

  • АО "АЛТЕЛ"
  • AB Restaurants
  • Атлынтау Кокшетау
  • ТОО «Меркурий»
  • ТОО "Lancaster Petroleum"

Год создания

2005 год

Область применения опыта

Способ поставки:

Внедрение системы осуществляется в несколько этапов:

1. Сбор и анализ данных и требований Заказчика

2. Развертывание системы и ее адаптация под бизнес-процессы и требования Заказчика

3. Обучение пользователей и ввод в опытную эксплуатацию

4. Внесение корректировок и подгонка по результатам опытной эксплуатации

5. Ввод в промышленную эксплуатацию

6. Гарантийное техническое сопровождение 

Разработчик

ТОО "RealSoft"

Зарубежные аналоги