Облачная система электронного документооборота "SkyDocs" (ТОО RealSoft)

Материал из IT KZ Association
Перейти к: навигация, поиск

Облачная Система электронного документооборота "SkyDocs", ТОО RealSoft

Назначение

Облачные технологии – это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой. Пользователь имеет доступ к собственным данными и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает. Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование и проводить внедрение. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.   ОСЭД является следующим этапом развития классических Систем Элекронного Документооборота.

Основное назначение ОСЭД — создание единого информационного пространства, которое будет связывать сотрудников учреждения, центров и территориально-распределенных подразделений, позволяя работать с полным функционалом системы, а также предоставляя доступ ко всем необходимым данным используя интернет доступ и web интерфейс, из любого браузера и на любом компьютере или мобильном устройстве в любой момент времени, с очень высоким уровнем безопасности и защиты данных.

Облачная Система электронного документооборота предназначена для:

  • создания единого информационного пространства, объединяющего территориально распределенные подразделения Компании
  • сокращения времени на обработку документов и принятия решений
  • улучшения контроля исполнительской дисциплины
  • повышения эффективности управления Компанией
  • снижения финансовых затрат
  • исключения утери документов и сокращения числа ошибок при обработке больших потоков документов
  • систематизации и унификации технологии работы с документами

Краткое описание

Принципы построения ОСЭД

Построение ОСЭД соответствует следующим основополагающим принципам:

Принцип мобильности

Работа с полным функционалом ОСЭД при наличии сети Internet может осуществляться в любое время, в любом месте, на любом компьютере или мобильном устройстве. Таже ОСЭД может использоваться в качестве локальной СЭД, с доступом через web интерфейс к локальному web серверу.

Принцип безопасности и защиты данных

 ОСЭД обеспечивает высочайший уровень защиты данных, обеспечиваемый как за счет встроенных механизмов безопасности платформы IBM Lotus Domino, так и за счет  механизмов обеспечения безопасности, используемых в самой ОСЭД.

Механизмы обеспечения защиты данных в ОСЭД:

  • использование Электронной Цифровой Подписи при работе с документами. Электронная подпись предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ и является полноценной заменой собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом. Использование электронной подписи позволяет осуществить:
  • Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
  • Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным
  • Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.
  • Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом.
  • использование встроенных механизмов безопасности платформы IBM Lotus Domino 8.5.3
  • использование механизмов однозначной авториазции и аутентификации пользователей
  • использование гибких механизмов распределения дступа, доступных для насройки ответственным сотрудникам Клиента
  • использование шифрования передающихся данных за счет использования протокола HTTPS
  • использование нескольких уровней доступа к данным: доступ к серверу, доступ к системе, доступ к модулю, доступ к определенным документам и доступ к определенным функциям

Принцип надежности

 ОСЭД обеспечивает высокий уровень надежности за счет:

-  использования встроенных механизмов защиты от сбоев платформы IBM Lotus Domino,

-  выполнения всех вычислений на сервере

- хранения и обработки всех данных и документов (включая почты) на сервере, что позволяет полностью исключить потерю данных у пользователей

- использования механизма кластерной репликации серверов Domino, что позволяет осуществлять нормальную работу с ОСЭД даже после авайрийной остановки основного сервера СЭД, за счет автоматического перенаправления запросов пользователей на сервер кластера

-  использования настраиваемой системы логирования всех действий пользователей ОСЭД

-  выполнение резервного копирования и backup-а данных

-  восстановление данных из резервной копии занимает очень мало времени

Принцип снижения расходов

За счет отказа от необходимости приобретений клиентских приложений для работы с документообротом, путем осуществления работы с использованием любого браузера на рабочем месте любой производительности (включая мобильные устройства), а также отказа от необходимости приобретать и обслуживать серверное оборудование и отказа от необходимости осуществлять администрирование серверной платформы и клиентских мест пользователей ОСЭД происходит значительное снижений затрат на приобретение и обслуживание ОСЭД 


Принцип повышения эффективности работы Компании

За счет улучшения в доступе к информации, улучшения скорости реагирования,  обработки и передачи документов, ускорения процессов согласования документов, ускорения процессов обсуждения документов (корпоративный чат и система дискуссионного обсуждения документов) улучшения  контролируемости процессов, наличия гибкого полнотекстового поиска документов обесечивается более быстрое и качественное принятие решений, усиление степени контроля со стороны руководства, обеспечение соответствия существующим правилам и законам, более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг, улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом, уменьшение стоимости на инженерную разработку продуктов


Принцип гибкости

 ОСЭД имеет в своем арсенале множество дополнительных функций, механизмов и настроек, что позволяет клиентам настроить ОСЭД максимально удобным образом самостоятельно, за счет включения или отключения различных функциональных механизмов, не прибегая к разработке. Причем возможно отключить или включить как целые модули, так и различные механизмы в составе модулей. 

Таже можно выбрать перечень полей для различных типов документов и указать, какие из них будут обязательными для заполнения. 

Также дополнительно можно настроить внешний вид ОСЭД, за счет использования различных встроенных тем оформления и использования логотипа и корпоративных цветов клиентов


Принцип актуальности информации

Информация в ОСЭД является актуальной в каждый момент времени. Нет необходимости проверять и запрашивать актуальность информации. 

Механизмы контроля сроков, механизмы распределения данных, механизмы предоставления доступа и контроля работают в реальном времени всегда. 


Принцип удобства использования

  • Интерфейс ОСЭД разработан для удобной и интуитивно понятной работы. В верхней части страницы рабочей области ОСЭД всегда располагается информация о текущем авторизованном пользователе, ссылка на настройки пользователя в целом по ОСЭД, а также обширная навигационная настраиваемая панель (аналогичная рабочей области в клиенте Lotus Notes) со ссылками на все доступные пользователю модули.  
  • Используются шаблоны документов, для исключения рутинного заполнения содержания документов. 
  • Используется расширенная система автоматических уведомлений о поступлении новых документов, об измнении или наступлении срока исполнения контрольных документов, об изменении статуса или подписания документов, о регистрации распорядительных документов и т.д. 
  • В рабочей области пользователя выведена и сгруппирована информация по различным новым документам, документам на подпись и контрольным карточкам. Существует возможность помещять документы в личные пользовательские папки для быстрого доступа к ним в необходимый момент. 
  • Дополнительно в рабочей области есть возможность просмотреть полное руководство по использованию всех функций системы.
  • В ОСЭД существует гибкая система построения различных отчетов по заданным пааметрам отбора.
  • ОСЭД использует различные справочные данные, заполняемые пльзователями (например справочник Корреспондентов, доожностей и др.), что позволяет не вводить определенные данные вручную, а выбирать их из выпадающего списка
  • В ОСЭД реализована полная поддержка механизмов формирования штатного расписания и иерархиического разделения подразделений и сотрудников
  • Реализован функционал внутреннего справочника контактов, содержащего все необходимые контактные данные сотрудников компании. Справочник наедежно защищен, доступ к нему гибко настраивается.
  • В ОСЭД интегрирован безопасный корпоративный чат со встроенной функцией шифрования передающихся данных и возможностью проведения конференций на основе технологии IBM Sametime
  • В системе существует удобный настравиваемый функционал для принудительной или автоматической архивации данных

ОСЭД автоматизирует следующие виды деятельности:

  • Прием, обработка и передача поступающих документов
  • Подготовка, обработка и отправка исходящих документов
  • Подготовка, обработка и передача внутренних документов
  • Контроль исполнения входящих и внутренних документов
  • Контроль исполнения исходящих документов
  • Работа с Договорами и заявками на закуп
  • Работа с произвольными видами заявок (заявки на транспорт, заявки на оплату и др.)
  • Автоматизация работы с Протоколами совещаний, контроль поручений по совещаниям
  • Автоматизация работы с Планами организации
  • Автоматизация процессов управления командировками и отпусками (согласование заявки, ресгитрация приказа, контроль исполнения)
  • Ведение библиотек рабочих документов подразделений
  • Ведение электронного архива 
  • Создание эффективной системы учета и архивного поиска документов
  • Контроль исполнительской дисциплины и подготовка отчетов 
  • Защита от несанкционированного доступа к операциям и базе данных электронных документов
  • Обеспечение целостности базы данных электронных документов
  • Регистрации и обработки жалоб и обращений
  • Работа с Нормативными и Распорядительными документами

Основные функциональные особенности ОСЭД "SkyDocs":

  1. Построены на технологи IBM Xpages - передовое решение в области web приложений и сервисов
  2. Интерфейс нового поколения, с продуманным расположением полей и кнопок. Гибкая настройка внешнего вида документов и модулей (В настройках можно скрыть неиспользуемые поля и представления, указать обязательные поля для заполнения). Основные формы имеют отличительные особенности, которые сразу позволят однозначно определить тип документа, с которым работает пользователь. Обширный набор представлений упрощает навигацию и поиск документов. Группировка различных действий по функциональным назначениям
  3. Наличие полнофункционального web интерфейса, позволяющего просматривать, редактировать и работать с документами через интернет из любой точки мира используя только браузер
  4. Возможность работать с системой используя различные мобильные устройства, такие как планшетные компьютеры (iPad, GalaxyTab и др.), смартфоны (iPhone, HTC, Nokia и др.) через web интерфейс
  5. Поддержка неограниченного количества языков интерфейса системы (включая иероглифы). Причем добавление нового языка выполняется без программирования или внесения изменений в систему разработчиком. Заказчик может выполнять корректировать названия полей и других элементов дизайна собственноручно 
  6. Каждому пользователю приходят уведомления на том языке, который использует пользователь
  7. Возможность одновременного использования нескольких комплектов системы на одном сервере.
  8. Своевременный выход патчей и обновлений системы.
  9. Гибкая настройка системы - используется огромный список настроек, постоянно дополняемый в ходе эксплуатации. При добавлении нового функционала для одного заказчика - возможно включение выполненной доработки и для другого заказчика. То есть, система накапливает опыт других компаний. Большой выбор настроек позволяет включить и выключить множество функций
  10. Создание документов по заранее подготовленным шаблонам
  11. Возможность объединения документов в проект (например, группа служебных записок или входящих документов в рамках одного проекта будет отображаться в одном месте)
  12. Гибкая система построения отчетов по любым критериям и любым документам системы, с возможностью экспорта отчетов по заранее подготовленным шаблонам в форматы MS Word и MS Excel.
  13. Реализованы сложные механизмы параллельного, последовательного и смешанного согласования документов, а также согласования по маршруту, с учетом выходных дней, праздников, переносов рабочих дней, времени на обед. Доступно указание сроков согласования с последующим уведомлением исполнителей. При этом возможно настроить максимальное время нахождения документа у каждого пользователя. Возможно одновременное выполнение нескольких этапов одного маршрута
  14. Возможность задания формата для составных регистрационных номеров документов без программирования заказчиком собственноручно.
  15. Возможность постановки документа на контроль по пунктам.
  16. Возможность постановки документов на периодический контроль.
  17. Возможность гибкой настройки уведомлений по основным событиям системы.
  18. В системе разработан и реализован механизм подписания документов Электронной цифровой подписью.
  19. Состав документов и полей разработан и эксплуатируется в Казахстане в рамках ЕСЭДО (единая система электронного документооборота). Система обеспечивает полную совместимость и работоспособность с ЕСЭДО
  20. Система обеспечивает возможность обмена документами через Центр Обмена Документов АО «Фонд национального благосостояния «Самрук-Қазына»
  21. Возможность интеграции с другими системами, используя почтовую системы в качестве транспортной среды
  22. Возможность интеграции с другими компаниями, использующими аналогичный СЭД , посредством репликации 
  23. Возможность интеграции с любой другой системой после согласования требований к интеграции
  24. Гибкая настройка архивирования документов, с возможностью вести архивацию неиспользуемых документов постепенно, в течении всего времени или архивировать данные системы по истечению года.
  25. Улучшенные механизмы поиска документов (возможность поиска по вложенным файлам и др.)
  26. Обеспечение полной информационной безопасности документов СЭД
  27. Возможность выполнения тиражирования СЭД на серверах всех филиалов и удаленных структурных подразделениях заказчика.
  28. СЭД имеет модульную структуру, что позволяет добавлять новые функциональные возможности путем добавления новых модулей, что позволяет избежать внесения изменений в отработанные механизмы системы, сохранить ее структуру и повысить ее надежность.
  29. Гибкое разграничение доступа различным категориям пользователей к различным документам и различным функциям системы.
  30. Возможность создания документов по заранее подготовленным шаблонам
  31. Возможность создания неограниченного количества различных типов документов с гибкой настройкой функционала. Возможность использования отдельных или общих счетчиков регистрационных номеров для каждого типа документа в отдельности. Возможность подключать к типу дополнительные специализированные наборы полей
  32. Поддержка многоэтапного согласования с возможностью запуска нескольких этапов как одновременно, так и последовательно друг за другом. Гибкая настройка последовательности запуска этапов и их конфигурации. 
  33. Улучшенные механизмы по сканированию бумажных документов и помещению их в архив
  34. Реализован гибкий механизм замещения сотрудников системы, с возможностью переадресации и дополнительной настройки уведомлений по документам и событиям замещаемого сотрудника замещающему.
  35. Возможность добавления дополнительных систем (например, СМК, Единая Платежная Система, Система Ведения Договоров, Электронный Архив, Протокольные решения, Материалы к совещанию и др.). Расширяемость системы.
  36. Накапливаемая база знаний. Доработки и исправления, осуществляемые для других клиентов доступны в обновлениях
  37. Система логирования действий пользователей настраивается очень гибко. Например, возможно отследить сколько раз пользователь просматривал документ, какие изменения вносил и т.д. 
  38. Поддержка репликации, кластеризации серверов для более эффективного распределения нагрузки серверов и возможности построения инфраструктуры с поддержкой филиалов
  39. Относительно недорогая доработка системы, благодаря платформе Lotus Notes/Domino
  40. Наличие круглосуточной тех поддержки HelpDesk
  41. Преимущества платформы IBM (почтовая система, календарь, sametime, traveler и др)


Среда функционирования и использованные инструменты

Система разработана и функционирует в среде IBM Lotus Notes/Domino, которая зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире. Основана на передовой технологии IBM Xpages. 

Платформа IBM Domino, на базе которой построены программные комплексы ТОО RealSoft, зарекомендовала себя в качестве лучшей платформы корпоративного управления данными и организации совместной работы во всем мире:

  • Инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: IBM Domino в базовой версии уже содержит в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия
  • Безопасность: Высочайший уровень безопасности и защиты данных, за счет использования шифрования данных и электронной цифровой подписи, с возможностью использования ключа длиной 2048 бит. Контроль действий пользователей в системе, отслеживание попыток несанкционированных действий в системе.
  • Интегрирующее программное обеспечение:возможность интеграции практически со всеми источниками информации – реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), среды Internet , web сервисов и т.д.
  • Надежность:высокая степень доступности за счет встроенных механизмов обеспечения надежности, легкость резервного копирования и восстановления после падений.
  • Гибкость:возможность работы во всех распространённых операционных системах. Кроме того, в комплекте с IBM Notes поставляется бесплатный офисный пакет IBM Symphony, являющийся почти полным аналогом пакета Microsoft Office.
  • Простота и удобство администрирования: Многие основные административные операции автоматизированы. Администрирование доступно и через web интерфейс.

Уровень казахстанского содержания

100%

Где внедрено

  • АО "Казахтелеком"
  • АО "АЛТЕЛ"
  • АО "KEGOC"
  • ТОО "KT Cloud Lab"
  • ТОО "Самрук-Казына инвест"
  • АО "BankRBK"
  • АО НК СПК "Астана"

Год создания

2012 год

Способ поставки

Несколько возможных вариантов внедрения и использования:

1. Частное облако (ОСЭД разворачивается на оборудовании Заказчика): Система приобретается заказчиком и используется на собственном оборудовании

2. Использование ОСЭД как услуги (по SaaS модели): Заказчик платит арендную плату за использование системы. Система развернута в облачном Data центре.

Внедрение системы осуществляется в несколько этапов:

1. Сбор и анализ данных Заказчика (требования, существующие схемы документооборота и бизнес-процессы и т.д.)

2. Развертывание СЭД и ее адаптация под бизнес-процессы и требования Заказчика

3. Обучение пользователей и ввод в опытную эксплуатацию

4. Внесение корректировок и подгонка по результатам опытной эксплуатации

5. Ввод в промышленную эксплуатацию

6. Гарантийное техническое сопровождение 

Разработчик

ТОО "RealSoft"